Hoàn thành tổ hợp chứng từ khu chế xuất (VAT 0%)

1. Danh sách các chứng từ cần hoàn thành
2. Quy trình thực hiện từng loại chứng từ
3. Kết luận & lưu ý quan trọng

Tôi là Trần Thị Mỹ Nhân – Nghiệp vụ viên chuyên nghiệp tập kết vật tư thiết bị vào dự án của WeMe.

Hôm nay, tôi sẽ Hướng dẫn chi tiết về công tác tập kết vật tư vào dự án LTD Material F.A.B – Thạch Anh (Đà Nẵng) ở khâu chứng từ vì dự án này nằm trong khu chế xuất có VAT = 0%.

Bài viết giải quyết được vấn đề sau trong việc cung cấp chứng từ:

Danh sách các chứng từ cần hoàn thành
Quy trình thực hiện từng loại chứng từ
Kết luận & lưu ý quan trọng

1. Danh sách các chứng từ cần hoàn thành

1.1. Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice / Packing List)

Chức năng: Là chứng từ bán hàng giữa WEME và CFC hoặc LTD Material F.A.B, thể hiện giá trị hàng hóa, mô tả hàng, số lượng, điều kiện giao hàng và thanh toán (DAP, FOB, v.v.).
Vai trò: Là cơ sở để:
- Khai báo tờ khai hải quan nhập khẩu vào khu chế xuất (với thuế suất 0%).
- Kèm theo phiếu xuất kho nội bộ để xác định nguồn hàng hóa xuất giao.

Trong dự án này, đã có mẫu tham khảo hóa đơn số 0000360 ngày 01/10/2025 của CFC Vietnam đã thể hiện rõ:

Điều kiện giao hàng DAP (Delivered At Place).
Hàng hóa gồm 5 bộ hệ thống đường ống và bộ chia khí Oxy – Hydro.
Điều kiện thanh toán 3 đợt (30% – 50% – 20%).

1.2. Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Chức năng: Là chứng từ nội bộ chứng minh hàng hóa đã được vận chuyển từ nhà cung cấp (CFC) đến công trình tại khu công nghệ cao Đà Nẵng.
Vai trò:
- Là chứng cứ pháp lý để đối chiếu với hóa đơn thương mại.
- Là tài liệu đi kèm khi giao hàng thực tế, phục vụ biên bản nghiệm thu lắp đặt.

Phiếu xuất kho ngày 01/10/2025 (số: 01/10/2025/LĐĐ) thể hiện:

Người nhận hàng: Phạm Văn Đông (phía WEME).
Mục đích: Xuất hàng để lắp đặt dự án.
Tổng cộng 6 kiện hàng đúng theo hóa đơn.

1.3. Tờ khai hải quan nhập khẩu (Customs Declaration Form – mã loại hình E13)

Chức năng: Là chứng từ bắt buộc để hàng hóa nhập vào khu chế xuất hoặc khu công nghệ cao được hưởng thuế VAT 0%.
Vai trò:
- Chứng minh hàng hóa nhập khẩu thực tế cho dự án LTD Material F.A.B tại Khu CNC Đà Nẵng.
- Là điều kiện bắt buộc để xuất hóa đơn VAT 0%.

Trên tờ khai bạn cung cấp:

Hàng hóa gồm bộ chia khí và hệ thống ống dẫn Oxy, Hydro, mã HS 84059000.
Trị giá khai báo phù hợp với hóa đơn CFC.
Thuế suất miễn / không chịu thuế xuất khẩu, thể hiện hàng nhập khẩu cho khu chế xuất.

1.4. Biên bản nghiệm thu lắp đặt / bàn giao (Acceptance Report)

Chức năng: Xác nhận khối lượng thực tế đã hoàn thành lắp đặt, đủ điều kiện đưa vào sử dụng.
Vai trò:
- Là căn cứ để thanh toán đợt 3 (20%) theo điều 5 của hợp đồng.
- Là tài liệu bắt buộc khi xuất hóa đơn VAT cho phần thiết bị lắp đặt.

1.5. Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT Invoice 0%)

Chức năng: Là hóa đơn bán hàng hợp pháp từ WEME Energy JSC → LTD Material F.A.B.
Yêu cầu:
- Nếu hàng hóa nhập khẩu vào khu chế xuất, VAT = 0%.
- Hóa đơn phải tách riêng giữa:
  - Phần thiết bị nhập khẩu (có tờ khai hải quan kèm).
  - Phần xây dựng – nhân công trong nước (nếu có, vẫn được 0% do cùng hợp đồng xuất khẩu dịch vụ cho khu chế xuất).

Kế toán đã xác nhận:

“Xuất riêng phần thiết bị, riêng phần xây dựng.
Phần thiết bị phải có tờ khai hải quan đi kèm, phần xây dựng thì không cần.
Cả hai phần đều có biên bản nghiệm thu là đủ cơ sở.”

2. Quy trình thực hiện từng loại chứng từ

Bước 1. Chuẩn bị hồ sơ tệp kết vật tư

Mục tiêu: Tập hợp tất cả chứng từ chứng minh hàng hóa hợp pháp và được phép nhập khẩu vào khu CNC.

Thành phần tệp kết gồm:

Hóa đơn thương mại + phiếu đóng gói (CFC → LTD).
Phiếu xuất kho nội bộ.
Tờ khai hải quan nhập khẩu (E13 hoặc A11).
Biên bản giao nhận hàng hóa tại công trình.
Biên bản nghiệm thu lắp đặt hoàn thành.

Bước 2. Khai báo hải quan cho phần thiết bị

Thực hiện tại: Chi cục Hải quan Khu Công nghệ cao Đà Nẵng.

Trình tự:

Đăng ký tờ khai điện tử (mã E13 – nhập khẩu vào khu chế xuất).
Đính kèm hồ sơ:
- Hợp đồng thương mại (CFC – LTD).
- Invoice + Packing List.
- Phiếu xuất kho / vận đơn nội bộ.
- Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (khu CNC).
Kiểm tra luồng (đỏ – vàng – xanh):
- Nếu luồng đỏ → hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa tại công trình.
- Nếu luồng vàng/xanh → thông quan điện tử.
Sau thông quan, lưu tờ khai gốc và biên bản kiểm hóa vào hồ sơ tệp kết.

Bước 3. Xuất hóa đơn VAT 0%

Nguyên tắc xuất hóa đơn:

Xuất 2 hóa đơn riêng biệt:
1. Hóa đơn thiết bị – có đính kèm số tờ khai hải quan.
2. Hóa đơn xây dựng / lắp đặt – không cần tờ khai, nhưng phải có biên bản nghiệm thu.
Trên hóa đơn ghi rõ:

“Hàng hóa, dịch vụ cung cấp cho doanh nghiệp chế xuất – áp dụng thuế suất GTGT 0%.”

Ví dụ: Hóa đơn WEME ngày 30/09/2025 thể hiện nội dung:

“Giá trị khối lượng hoàn thành theo hồ sơ thanh toán đợt 1… hệ thống xử lý nước thải sinh hoạt công suất 15m³/ngày.đêm.”

Bước 4. Nộp và lưu hồ sơ cho kế toán & chủ đầu tư

Sau khi hoàn thiện:

Gửi bản scan gồm:
1. Hợp đồng.
2. Hóa đơn thương mại.
3. Phiếu xuất kho.
4. Tờ khai hải quan.
5. Biên bản nghiệm thu.
6. Hóa đơn VAT.
Chủ đầu tư (LTD Material F.A.B) dùng bộ hồ sơ này để hoàn thuế nhập khẩu và khấu trừ VAT 0% theo quy định.

3. Kết luận & lưu ý quan trọng

Hạng mục	Chứng từ bắt buộc	Ghi chú
Thiết bị nhập khẩu	Hóa đơn thương mại + Tờ khai HQ + Biên bản nghiệm thu	VAT 0%
Phần xây dựng, lắp đặt	Biên bản nghiệm thu + Hóa đơn VAT	VAT 0%
Nội bộ (CFC → WEME)	Phiếu xuất kho, vận chuyển nội bộ	Chứng minh nguồn hàng
Thanh toán	Hợp đồng, chứng từ ngân hàng	Theo đợt 30% – 50% – 20%

Hoàn thành tổ hợp chứng từ khu chế xuất (VAT 0%)